บทท 5 สร ปและข อเสนอแนะ

Transcription

1 176 บทท 5 สร ปและข อเสนอแนะ การศ กษาว จ ยเร อง โครงการพ ฒนาระบบและการเสร มสร างความเช อม น ด านความโปร งใสหน วยงานภาคร ฐ ม ว ตถ ประสงค 3 ประการ ค อ 1) เพ อศ กษาหล กเกณฑ และการ จ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐตามพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสาร ของราชการ พ.ศ และเกณฑ มาตรฐานและต วช ว ดความโปร งใส 2) เพ อศ กษากระบวนการ จ ดการข อม ลข าวสารของราชการส การสร างและการใช ข อม ลข าวสารและความร ของหน วยงานภาคร ฐ ให เป นไปตามพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ ) เพ อพ ฒนาแนวทางการ เผยแพร ข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐตามพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสาร ของราชการ พ.ศ ท สามารถน าไปส องค กรแห งการส งเสร มส ทธ ได ร ของภาคประชาชน ว ธ การศ กษาว จ ย คณะผ ว จ ยได ศ กษาโดยใช ว ธ การส มภาษณ เช งล กและการประช มกล ม ย อยร วมก บหน วยงานต นแบบ 12 แห ง ประกอบด วย 1) หน วยงานภาคร ฐส วนกลางหร อหน วยงานในระด บกรม ได แก กรมส งเสร มการปกครอง ท องถ น และกรมป าไม 2) หน วยงานภาคร ฐส วนภ ม ภาค ได แก ส าน กงานว ฒนธรรมจ งหว ดก าแพงเพชร ส าน กงานสาธารณส ขจ งหว ด จ งหว ดยโสธร ส าน กงานส งเสร มการปกครองท องถ นจ งหว ดราชบ ร ส าน กงานเกษตรและสหกรณ จ งหว ดส ราษฎร ธาน 3) หน วยงานในระด บองค กรปกครองส วนท องถ น ได แก ส าน กงานองค การ บร หารส วนจ งหว ดอ บลราชธาน องค การบร หารส วนจ งหว ดส งห บ ร เทศบาลต าบลเกาะคา อ าเภอ เกาะคา จ งหว ดล าปาง เทศบาลนครนครศร ธรรมราช อ าเภอเม องนครศร ธรรมราช จ งหว ด นครศร ธรรมราช องค การบร หารส วนต าบลดอนแก ว อ าเภอแม ร ม จ งหว ดเช ยงใหม องค การบร หาร ส วนต าบลว งแสง อ าเภอแกด า จ งหว ดมหาสารคาม โดยประชากรท ใช ในการศ กษาม จ านวนท งส น 84 ราย ประกอบด วย 1) ผ บร หารระด บส ง ของหน วยงานภาคร ฐส วนกลาง ระด บกรมหร อเท ยบเท า จ านวน 2 หน วยงาน ๆ ละ 2 คน รวม 4 คน 2) เจ าหน าท ภาคร ฐขององค กรในระด บภ ม ภาค จ านวน 4 หน วยงาน ๆ ละ 5 คน รวม 20 คน 3) เจ าหน าท ขององค กรปกครองส วนท องถ น จ านวน 6 หน วยงานๆ ละ 5 คน รวม 30 คน และ 4) ต วแทนจากภาคประชาชนท เก ยวข อง จ านวน 30 คน ส าหร บขอบเขตการศ กษาม งเน นการศ กษาเก ยวก บร ปแบบ หล กเกณฑ และกระบวนการ จ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐ การเผยแพร และแนวทางการเผยแพร ข อม ล ข าวสารของราชการเพ อการเสร มสร างความโปร งใสของหน วยงานราชการ แนวทางการเสร มสร างการ จ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการท สอดคล องก บพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ และเกณฑ มาตรฐานและต วช ว ดความโปร งใส ป ญหาและอ ปสรรคของการจ ดระบบข อม ล ข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐ ระยะเวลาในการศ กษา ด าเน นการต งแต เด อนม นาคม-ก นยายน 2555

2 สร ปผลการศ กษา 1. ร ปแบบ หล กเกณฑ และกระบวนการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของ หน วยงานภาคร ฐ จากการศ กษาพบว า หน วยงานภาคร ฐต นแบบแต ละแห งจะย ดแนวทางท ส าค ญ ร วมก นประการหน ง ค อ การสร างให เก ดความโปร งใสในข อม ลข าวสารของราชการในหน วยงานตนเอง แม ว าในทางปฏ บ ต แล วแต ละหน วยงานจะม แนวทางท แตกต างก นออกไปแต ท กหน วยงาน ล วนให ความส าค ญก บผลล พธ ท เก ดข นในองค กร ค อ บ คลากรผ ปฏ บ ต งานสามารถส บค นข อม ล น าเสนอผลการส บค น และสามารถใช ประโยชน จากข อม ลข าวสารได อย างถ กต อง รวดเร ว และม ความแม นย า ในข อม ลข าวสาร ส าหร บการด าเน นการในส วนของการจ ดระบบข อม ลข าวสารต งแต การบร หาร จ ดการเอกสารทางราชการของหน วยงาน การเช อมโยงข อม ลข าวสารของราชการ และการเผยแผ ประชาส มพ นธ /การสร างเคร อข ายให ก บประชาชนหร อองค กรภาคประชาส งคมท เก ยวข องน น หน วยงานต นแบบต างๆ ได พ ฒนานว ตกรรม และองค ความร เพ อสร างร ปแบบการจ ดระบบข อม ล ข าวสารทางราชการท ม ประส ทธ ภาพภายในหน วยงานของตนเองได เป นอย างด โดยหน วยงานภาคร ฐ ต นแบบได สร างแนวทางปฏ บ ต และกระบวนการด าเน นงานในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ตลอดจนการท างานด านเอกสารทางราชการเพ อตอบสนองต อภารก จของหน วยงานตนเองเป นหล ก ซ งจากการลงพ นท ศ กษาของคณะว จ ยพบว า ร ปแบบการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของ หน วยงานต นแบบ 12 หน วยงานม ความแตกต างก น ซ งสามารถจ ดกล มออกเป น 4 ร ปแบบด งน 1) การจ ดระบบข อม ลข าวสารและหมวดหม เอกสารของราชการตามหล กการบร หารงาน ราชการท วไป กล าวค อ เพ อให สอดคล องก บระเบ ยบปฏ บ ต ของส าน กนายกร ฐมนตร ส าน กงบประมาณ กระทรวงการคล ง กฎ ระเบ ยบของกระทรวงมหาดไทย และส าน กงานตรวจเง น แผ นด น เป นต น ซ งม แนวทางการปฏ บ ต ท คล ายคล งก นท งประเทศ เช น ม หมวดงบประมาณ หมวดบ คคล หมวดการบร หารงานท วไป 2) การจ ดระบบข อม ลข าวสารและหมวดหม เอกสารของราชการตามอ านาจหน าท ตาม กฏหมาย กล าวค อ หน วยงานของภาคร ฐในแต ละกระทรวง แต ละกรม รวมท งองค กรปกครองส วน ท องถ นต างก ม พ นธก จ อ านาจ หน าท ในการปฏ บ ต งานท แตกต างก นไปตามกฎหมายท ก าหนดภารหน าท และสายงานการบ งค บบ ญชา ด งน น หน วยงานจ งจ ดระบบข อม ลข าวสาร หมวดหม เอกสารของราชการแตกต างก นไปด วย เพ อให สอดคล องก บกฎหมาย อ านาจ หน าท และ ภารก จของหน วยงาน เช น ส าน กงานว ฒนธรรมจ งหว ดจะจ ดหมวดหม ข อม ลข าวสารตามกฎหมาย ค อ พ.ร.บ.ภาพยนตร และว ด ท ศน 2551 เป นต น 3) การจ ดระบบข อม ลข าวสารและหมวดหม เอกสารของราชการตามโครงสร างของหน วยงาน กล าวค อ เพ อให การบร หารงานของหน วยงานเป นไปด วยความสะดวกรวดเร ว ม ประส ทธ ภาพและ ประส ทธ ผลการด าเน นการของหน วยงาน ฉะน น หน วยงานส วนใหญ จ งจ ดโครงสร างการบร หารงาน ท สอดคล องก บภารก จ การท างานของหน วยงาน โดยม การจ ดระบบข อม ลข าวสาร หมวดหม เอกสารให เข าก บการท างานของส วนงานต างๆ ตามโครงสร างของหน วยงานท ก าหนดไว 4) การจ ดระบบข อม ลข าวสารและหมวดหม เอกสารของราชการตามพระราชบ ญญ ต ข อม ล ข าวสารของราชการ พ.ศ กล าวค อ หน วยงานภาคร ฐท กแห งจะต องด าเน นการตาม พระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสาร โดยเฉพาะมาตรา 9 ท ก าหนดให หน วยงานจ ดระบบข อม ลข าวสาร

3 178 แฟ มเอกสารเพ อให ประชาชนเข าตรวจด ณ ศ นย ข อม ลข าวสารของราชการภายในหน วยงาน ด งน น หน วยงานจ งต องจ ดระบบข อม ลข าวสารให สอดคล องก บกฎหมายด งกล าว โดยร ปแบบการจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงานน น ผ บร หารของหน วยงานต นแบบ หลายแห งก จะค าน งถ งการตรวจสอบท ส าค ญ 3 ประการ ค อ 1) การสร างองค ความร ในล กษณะค ม อการส งมอบงาน หร อค ม อการปฏ บ ต งาน ท งน เป นการค าน งถ งการปฏ บ ต งานในระยะยาว ว าผ ปฏ บ ต ต องสามารถด าเน นงานต อไปได อย างต อเน อง ราบร น การจ ดหมวดหม เอกสารต องไม เป นเพ ยงความสามารถ หร อความร ความเข าใจเฉพาะบ คคล หากแต ต องเป นองค ความร ท ถ ายทอดก นได ส าหร บผ ท ท างานร วมก น 2) การจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ และแฟ มเอกสารทางราชการต องสอดคล อง กฎหมายหร อระเบ ยบราชการ กล าวค อ แม ว าเจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งานจะก าหนดการจ ดแฟ มเพ อสะดวก ต อการปฏ บ ต งานของตนเอง แต ท กหน วยงานต นแบบจะได ร บการส งการจากผ บร หารหน วยงาน และผ บ งค บบ ญชาระด บรองลงมาอย างเคร งคร ดว าต องค าน งถ งข อกฎหมาย และระเบ ยบราชการ ต างๆ เป นส าค ญเช นก น เพราะในงานปฏ บ ต งานราชการหน วยงานของร ฐต องให ความส าค ญ ก บการปฏ บ ต ท ถ กต องตามกฎหมาย แม ว าจะได อ สระได การสร างหร อก าหนดแฟ มเอกสาร ทางราชการ ก ย งต องม ความจ าเป นท จะค าน งถ งความถ กต องตามกฎหมาย เช น การจ ดช นความล บ ของเอกสารต องให เป นไปตามระเบ ยบว าด วยการร กษาความล บของทางราชการ พ.ศ.2544 เป นต น 3) การพยายามให ย ดหล กการหม นเว ยนผ ปฏ บ ต งาน กล าวค อ ท กหน วยงานต นแบบ ได พยายามให แต ละภารก จงานสามารถม ผ ร บผ ดชอบงานแทนก นได เพราะในสถานการณ ท ต องการข อม ล หร อเอกสารทางราชการท ม ความส าค ญ อาจไม สามารถรอได ในช วงเวลาท ส าค ญหากม การท างาน ท ทดแทนหร อหม นเว ยนภาระ ขอบเขตหน าท การปฏ บ ต งานท ม ความร ความเข าใจในการท างาน แทนก นได พอสมควร การจ ดเก บและส บค นหมวดหม ของเอกสารทางราชการก จะม ประส ทธ ภาพ เพ มมากข น โดยสร ปแล วการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ และหมวดหม เอกสารร ปแบบต างๆ สามารถประย กต ใช ตามความเหมาะสมของแต ละส วนงานในหน วยงานภาคร ฐหน งๆ ไม จ าเป น ท จะต องย ดหล กการการจ ดเอกสารเพ ยงร ปแบบเด ยวเป นมาตรฐาน แต ต องค าน งถ งการผสมผสาน ย ดหย นอย างเป นประโยชน ต อการท างานและความถ กต องตามระเบ ยบราชการท ก าหนดไว เป นแบบอย าง โดยท ท กหน วยงานต นแบบท ง 12 แห ง ม กให ความส าค ญก บการจ ดหมวดหม เอกสาร ท เป นประโยชน ต อการปฏ บ ต งานของเจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบและเม อผ บ งค บบ ญชาหร อประชาชน ต องการข อม ลก ต องสามารถให บร การได อย างรวดเร วและเก ดประส ทธ ภาพส งส ด หล งจากน น ก สามารถจ ดระบบข อม ลข าวสาร หมวดหม ตามท หน วยงานท เก ยวข องต องการให ด าเน นการ หร อม ระเบ ยบปฏ บ ต ท ช ดเจน 2. ผลการศ กษาเก ยวก บวงจรข อม ลข าวสารของราชการ พบว า วงจรข อม ลข าวสาร ของหน วยงานภาคร ฐม ข นตอนและกระบวนการท เป นไปตามภารก จ อ านาจ หน าท ของการจ ดการ องค กร เพ อให ระบบข อม ลข าวสารเป นส วนหน งของการบร หารจ ดการภายใน เร มต งแต การร บข อม ล ข าวสาร การสร าง การใช การกระจายข อม ลข าวสาร การเผยแพร ข อม ลข าวสาร ท งน เพ อเป น ประโยชน ต อการบร หารจ ดการของหน วยงานท ม ประส ทธ ภาพ ด งแผนภาพต อไปน

4 179 ข นตอนท 1 การร บข อม ลข าวสาร ของราชการ ข นตอนท 2 การแบ ง/การกระจาย ข อม ลข าวสาร ข นตอนท 3 การบร หารจ ดการ 1. การร บข อม ลข าวสารของราชการจากหน วยงานราชการอ นๆ 2. การร บข อม ลข าวสารของราชการจากภาคประชาชน 3. การร บข อม ลข าวสารจากหน วยงานภายใน 4. กระบวนการใช ข อม ลของผ บร หาร 1. การค ดแยกและล าด บความส าค ญของข อม ลข าวสารของราชการ 2. ส ารวจข อม ลของส าน กงานฯท เข าข ายตามอ านาจหน าท ของ หน วยงานและกฎหมายท เก ยวข อง รวมท ง พ.ร.บ.ข อม ลข าวสาร ของราชการ 3. การแบ งข อม ลเพ อกระจายไปย งส วนงานต างๆ ของหน วยงาน 4. เสนอผ บ งค บบ ญชาเพ อตรวจสอบความถ กต องของข อม ล 1. การส งและกระจายหน งส อเพ อให เจ าหน าท แต ละท านสามารถ บร หารจ ดการข อม ลข าวสารของราชการของตนเองได 2. บร หารจ ดการเก ยวก บการเป ดเผยข อม ลอย างเป นระบบ โดยมอบหมายให ห วหน ากล ม/ฝ ายปฏ บ ต งานตามอ านาจหน าท และตามพ.ร.บ.ข อม ลข าวสารของราชการเป นการเฉพาะ ข นตอนท 4 การจ าแนกเพ อการจ ด ประเภทข อม ลข าวสาร ของราชการ 1. การจ าแนกข อม ลข าวสารเพ อการจ ดเก บหล งการปฏ บ ต ราชการ เสร จส นแล ว 2. การจ าแนกและก าหนดประเภทของข อม ลข าวสารท จ ดเก บไว ว า เป นข อม ลข าวสารประเภทใด เพ อให สามารถปฏ บ ต ตาม พ.ร.บ. ข อม ลข าวสารของราชการได ครบถ วน 3. การส งเสร มและเผยแพร ความร ความเข าใจเก ยวก บส ทธ ได ร ข อม ลข าวสาร ให บ คลากรในส วนราชการและประชาชนทราบ 4. จ ดท า Website / ส อประชาส มพ นธ ด านข อม ลข าวสาร ของราชการและทางเทคโนโลย สารสนเทศ 3. แนวทางการเสร มสร างการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ท สอดคล องก บพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ และเกณฑ มาตรฐาน และต วช ว ดความโปร งใสของหน วยงานภาคร ฐ แนวทางในการเสร มสร างการจ ดระบบข อม ล ข าวสารของราชการท สอดคล องก บพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ และเกณฑ มาตรฐานและต วช ว ดความโปร งใสของหน วยงานม 7 แนวทาง ด งน 1) การส งเสร มการใช เทคโนโลย สารสนเทศในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ

5 180 2) การมอบหมายให ม หน วยงานเพ อร บผ ดชอบการส งเสร มการจ ดระบบข อม ลข าวสาร ของราชการอย างบ รณาการ 3) การส งเสร มให ภาคประชาชนสามารถเข าถ งส ทธ ได ร ข อม ลข าวสารของราชการ ได ด ย งข น 4) การเผยแพร ข อม ลข าวสารของราชการตามช องทางท กฎหมายก าหนด 5) การเผยแพร ข อม ลข าวสารของราชการผ านการใช เทคโนโลย สารสนเทศประเภทต างๆ 6) การเผยแพร ข อม ลข าวสารของราชการผ านส อประชาส มพ นธ ของหน วยงานราชการ 7) แนวทางการพ ฒนาร ปแบบการเผยแพร ข อม ลข าวสารของราชการ 4. ป ญหาและอ ปสรรคของการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงาน การจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ตลอดจนการจ ดระบบหมวดหม เอกสารราชการม ความส าค ญ อย างมากต อการด าเน นงานให ม ประส ทธ ภาพ และย งเป นต วช วยส าค ญท จะสร างให เก ดความเช อม น ด านความโปร งใสในการปฏ บ ต งานของหน วยงานภาคร ฐได กล าวค อ หากหน วยงานของร ฐสามารถ จ ดท าระบบการจ ดข อม ลข าวสารของราชการ และหมวดหม เอกสารราชการท เป นมาตรฐาน โดยท ผ ปฏ บ ต งานม ความเข าใจสามารถด าเน นงานไปได อย างถ กต อง ไม ต ดข ดเพราะเข าใจ ในกระบวนการท างานต างๆ ในการด าเน นงานเช งข อม ลข าวสารของราชการ ผลท จะเก ดข นประการ หน งค อความผ ดพลาดในการด าเน นงานเช งข อม ลข าวสารจะลดน อยลง การส นเปล องทร พยากร ท งในเช งบ คลากร และงบประมาณก จะลดลงตามไปด วย ในขณะเด ยวก นหากมาตรฐานการท างาน เป นช ดของค าอธ บายท ม ระบบการท างานรองร บ ถ กต องสอดคล องก บระเบ ยบทางราชการ ย อมท าให เม อม การตรวจสอบท งจากหน วยงานภาคร ฐ หน วยงานภาคเอกชน (ท งในประเทศ และต างประเทศ) จะส งผลให ได ร บการยอมร บด านมาตรฐานการปฏ บ ต งาน และความเช อม น ด านความโปร งใส เพราะสามารถตรวจสอบข นตอนการปฏ บ ต งานได อย างเป นระบบ โดยประเด นป ญหา อ ปสรรคของการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ และหมวดหม เอกสาร ราชการของหน วยงานต นแบบน น ม ด งน 1) ป ญหาการขาดบ คลากรท ม ท กษะความเช ยวชาญในด านการบร หารจ ดการข อม ล ข าวสารของราชการ 2) การเปล ยนบ คลากรท ร บผ ดชอบงานด านการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ บ อยคร ง จ งเก ดป ญหาการขาดท กษะ และองค ความร ท เก ยวข องก บระเบ ยบว าด วยงานสารบรรณ 3) บ คลากรม ภาระงานปร มาณเป นจ านวนมาก 4) บ คลากรขาดการพ ฒนาฝ กอบรมท กษะด านการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ 5) การขาดการส งเสร มให เก ดระบบมาตรฐานในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ และหมวดหม เอกสารทางราชการ 6) ป ญหาด านงบประมาณและเทคโนโลย 7) ป ญหาด านการน าข อม ลข าวสารไปเผยแพร และประย กต ใช ในการพ ฒนาหน วยงาน และการบร การประชาชน

6 ผลการว เคราะห การจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐ จากการศ กษาพบว า หน วยงานภาคร ฐได ม การพ ฒนาร ปแบบ หล กเกณฑ และกระบวนการจ ดระบบข อม ลข าวสารท เป นประโยชน ต อการบร หารจ ดการท ม ประส ทธ ภาพ และม ข นตอนการด าเน นการท งตามท กฎหมายก าหนดและตามระบบการบร หาร อ านาจ หน าท ของหน วยงานท ก าหนดไว ซ งหน วยงานม เป าหมายและกระบวนการจ ดระบบข อม ลข าวสาร เพ อส งเสร มระบบการบร หารจ ดการของหน วยงานให ม ประส ทธ ภาพ ประส ทธ ผล และเพ อส งเสร ม ส ทธ ได ร ของประชาชน รวมท งการเสร มสร างความโปร งใส หน วยงานภาคร ฐจ งม การจ ดระบบข อม ล ข าวสารของราชการได 7 ประการ ค อ 1) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อเป นกลไกข บเคล อนการท างานของหน วยงาน 2) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อการบร หารจ ดการท ม ประส ทธ ภาพ 3) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อเป นข อม ลในการต ดส นใจในทางเล อกของผ บร หาร 4) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อการด าเน นการตามกฎหมายท เก ยวข องก บหน วยงาน 5) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อส งเสร มส ทธ การได ร ของประชาชน 6) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อส งเสร มความโปร งใสของหน วยงาน 7) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อสร างองค กรแห งการเร ยนร 6. แนวโน มและท ศทางการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ผลการศ กษา เก ยวก บการจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงานด งกล าวข างต น ท าให มองเห นแนวโน มและท ศ ทางการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐในด านต างๆ เพ อการท างานของหน วยงานภาคร ฐ 3 ประการ ค อ 1) การจ ดระบบข อม ลข าวสารตามกฎหมาย ภารก จ อ านาจ และหน าท ของหน วยงาน โดยหน วยงานภาคร ฐควรม การพ ฒนาระบบข อม ลข าวสารและการเสร มสร างความเช อม นด านข อม ล ข าวสารตามกฎหมาย ภารก จ อ านาจ และหน าท ของหน วยงาน โดยหน วยงานน าระบบข อม ลไปบรรจ ไว ในนโยบายและแผนงานของหน วยงานซ งพ จารณาจาก การก าหนดให ม ข อม ลข าวสารจากกฎหมาย และนโยบายท เก ยวข อง โดยม การส งเสร มการด าเน นงานตามกฎหมาย เช น พระราชกฤษฎ กา ว าด วยหล กเกณฑ และว ธ การบร หารก จการบ านเม องท ด พ.ศ พระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสาร ของราชการ พ.ศ ในการปฏ บ ต งานด านข อม ลข าวสารของหน วยงาน ก าหนดแนวทางการ ปฏ บ ต ด านข อม ลข าวสารไว ในนโยบายและแผนงานของหน วยงาน เป นต น 2) การจ ดระบบข อม ลข าวสารเพ อการบร หารจ ดการภายในแบบบ รณาการ หน วยงานควรม การก าหนดกฎระเบ ยบ ข อปฏ บ ต ข อบ งค บ กฎกระทรวงรวมถ งแนวทางและว ธ การ ให เจ าหน าท และผ ใช บร การได ร บทราบข อม ลข าวสาร เช น ม การจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน การจ ดท าแผ นพ บบอร ดประชาส มพ นธ เผยแพร ข นตอนต างๆ ก าหนดให ผ ม ส วนได ส วนเส ย เข าร วมแสดงความค ดเห นในการปร บปร งแก ไขระบบข อม ลข าวสารของหน วยงาน โดยผ บร หาร ควรเป นแบบอย างท ด เป นผ น าในการก าหนดนโยบายและน ากฎหมาย กฎระเบ ยบ ข อบ งค บ และข อม ลข าวสารมาใช อย างเหมาะสม และเป ดโอกาสให ประชาชนเข ามาม ส วนร วมในการตรวจสอบ การด าเน นงานและระบบข อม ลข าวสารท ส าค ญค อ ม นโยบายด านการส งเสร มและพ ฒนาบ คลากร

7 182 ด านข อม ลข าวสารโดยม การจ ดอบรมให ความร แก ผ ปฏ บ ต งานด านข อม ลข าวสาร เช น การก าหนดมาตรฐานการท างานด านข อม ลข าวสารของบ คคลและหน วยงานให สอดคล องก บ กฎหมายท เก ยวข อง ม การปฏ บ ต ตามกรอบการด าเน นงานตามต วช ว ดผลการปฏ บ ต ราชการประจ าป ของส าน กงานคณะกรรมการพ ฒนาระบบราชการด านการเผยแพร และพ ฒนาระบบข อม ล ข าวสาร เป นต น 3) การจ ดระบบข อม ลข าวสารโดยการประย กต ใช เทคโนโลย ท เหมาะสมในการจ ดการ หน วยงานภาคร ฐควรม การประย กต ใช เทคโนโลย ท ท นสม ยและเหมาะสมในการจ ดการระบบข อม ล ข าวสาร เช น GPRS เพ อให ประชาชนสามารถเข าถ งข อม ลข าวสารและตรวจสอบการท างาน ของหน วยงาน โดยม การด าเน นการ เช น การเพ มช องทางการส อสาร-การจ ดระบบข อม ล ข าวสารให ม ความหลากหลาย การน าเทคโนโลย มาใช การบร การข อม ลข าวสารแก ประชาชน เช น One Stop Service ระบบ GPRS มาใช การน าเทคโนโลย มาพ ฒนาระบบข อม ลข าวสาร และการท างานของหน วยงาน เช น การเผยแพร ข อม ลทางอ นเตอร เน ต การจ ดระบบข อม ล และประมวลข อม ลด วยระบบเทคโนโลย สารสนเทศ การใช เทคโนโลย เพ อการต ดส นใจ หร อการว เคราะห ด านข อม ลข าวสาร เพ อการต ดส นใจของผ บร หารและหน วยงาน เป นต น 7. ร ปแบบ (Model) การจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงานราชการ แนวทางและร ปแบบการจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงานราชการน น หน วยงานควร ด าเน นการในล กษณะของ การบ รณาการงานสารบรรณและการจ ดการข อม ลข าวสารของหน วยงาน ราชการเข าด วยก น โดยอาศ ยระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ ฉบ บ แก ไขเพ มเต ม (ฉบ บท 2) พ.ศ.2548 และพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ เป น ส าค ญ และจ าเป นต องเข าใจถ งวงจรช ว ตข อม ลข าวสารของราชการท ม ข นตอนน บต งแต การเข าใจถ ง ความเป นเอกสาร หน งส อราชการ การร บ การส ง การจ ดหมวดหม การเก บ การร กษา การน ากล บมา ใช การท าลาย รวมไปถ งการเผยแพร ข อม ลข าวสารของหน วยงาน โดยหน วยงานราชการสามารถ ประย กต การจ ดระบบข อม ลข าวสารท ง 4 ล กษณะเข าด วยก น โดยม ข นตอน 3 ข นตอน ด งน 1. การร บ-การส งเอกสารหน งส อราชการตามระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสาร บรรณ พ.ศ และ การจ ดระบบและการบร หารจ ดการข อม ลข าวสารเอกสารหน งส อราชการตามอ านาจ หน าหน าท โครงสร าง และความเหมาะสมของหน วยงานราชการ 3. การเก บร กษา การน ากล บมาใช และการท าลาย ข อม ลข าวสารตามระเบ ยบส าน ก นายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ และฉบ บแก ไข พ.ศ โดยหน วยงานสามารถจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงานให สอดคล องก บระเบ ยบ กฎหมาย การบร หารจ ดการ อ านาจ หน าท และพ นธก จของหน วยงาน ซ งการด าเน นการในล กษณะน จะท าให หน วยงานม ระบบการจ ดการข อม ลข าวสารและระบบงานสารบรรณท เหมาะสม เป นไปเพ อ การบร หารจ ดการท ม ประส ทธ ภาพของหน วยงาน สามารถน าไปส การสร างสรรค ด านข อม ลข าวสาร การสร างความโปร งใสของหน วยงาน และการเป นองค กรแห งการเร ยนร ด งแผนภาพต อไปน

8 183 การร บ-การส งเอกสารหน งส อราชการ ตามระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ และ 2548 ร ปแบบ (Model) การจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ การจ ดระบบและการบร หารจ ดการข อม ลข าวสาร เอกสารหน งส อราชการของหน วยงานราชการ การเก บร กษา การน ากล บมาใช และการ ท าลาย ข อม ลข าวสารตามระเบ ยบส าน ก นายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ 1. การร บข อม ลข าวสารจากหน วยงานราชการอ นๆ 2. การร บข อม ลข าวสารจากภาคประชาชน 3. การร บข อม ลข าวสารจากหน วยงานภายใน 4. การสร างข อม ลข าวสารของผ บร หาร/หน วยงาน 5. การค ดแยกและจ ดล าด บความส าค ญของข อม ล 6. ส ารวจและแบ งข อม ลข าวสารของหน วยงานฯ ท เข าข ายตามอ านาจ หน าท ของหน วยงานและ กฎหมายท เก ยวข อง 7. สร ปเสนอผ บ งค บบ ญชา เพ อตรวจสอบความ ถ กต องของข อม ลข าวสารและเพ อให ใช ในการ บร หารจ ดการของหน วยงาน 8. การส งข อม ลเพ อกระจายไปย งส วนงานต างๆ ของ หน วยงานและส งข อม ลข าวสาร/เอกสารไป ภายนอกหน วยงาน โดยด าเน นการใน 7 ข นตอน ได แก 1) ก าหนดระเบ ยบปฏ บ ต ในการจ ดระบบข อม ลข าวสาร 2) ก าหนดว ธ การปฏ บ ต ในการจ ดระบบข อม ลข าวสาร 3) จ ดสถานท และอ ปกรณ ในการจ ดระบบข อม ลข าวสาร 4) มอบหมายบ คลากรในการจ ดระบบข อม ลข าวสาร 5) จ ดท าด ชน และการรายงานข อม ลข าวสาร 6) การเผยแพร ข อม ลข าวสารท งภายในและภานอกหน วยงาน 7) การจ ดการความร เพ อน าข อม ลมาใช เก ดประโยชน ต อการ บร หารจ ดการ การส งเสร มส ทธ ได ร ของประชาชน การ เสร มสร างความโปร งใสของหน วยงาน ฯลฯ 1. การจ าแนกข อม ลข าวสาร การจ ดเก บหล งการ ปฏ บ ต ราชการเสร จส นเพ อการใช เป นหล กฐาน อ างอ ง ตรวจสอบ ฯลฯ 2. การจ าแนกและก าหนดประเภทของข อม ลข าวสาร ท จ ดเก บไว ว าเป นข อม ลข าวสารประเภทใด เพ อให สามารถปฏ บ ต ตาม พ.ร.บ.ข อม ลข าวสาร ของราชการได ครบถ วน 3. การจ ดท าแฟ มข อม ลข าวสาร ด ชน การจ ดเก บ เป นหล กฐานและการท าลาย 4. การส งเสร มและเผยแพร ความร ความเข าใจ เก ยวก บส ทธ ได ร ข อม ลข าวสารให บ คลากรใน ส วนราชการและประชาชนทราบ 5. จ ดท า Website / ส อประชาส มพ นธ ด านข อม ล ข าวสารราชการและทางเทคโนโลย สารสนเทศ 1. การจ ดระบบข อม ลข าวสารตามระเบ ยบส าน ก นายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ การจ ดเก บ เอกสารตามห วข อ 10 หมวด ตามช อหน วยงาน บ คคล สถานท และใช เลขรห สแทน หร อจ ดแยก ตามกล มหน งส อ เช น ค าส ง ประกาศ ระเบ ยบ ข อบ งค บ หน งส อเว ยน เป นต น 2. การจ ดระบบข อม ลข าวสารตามอ านาจ หน าท ของหน วยงานตามท กฎหมายก าหนดให ไว การจ ดการข อม ลข าวสาร โดยแยกหมวดหม ตามอ านาจหน าท ท กฎหมายก าหนดไว เพ อ น าไปใช ในการปฏ บ ต งานและพ ฒนาหน วยงาน รวมท งการบร การประชาชน 3. การจ ดระบบข อม ลข าวสารตาม โครงสร างของหน วยงาน โดยการส ง- เว ยนข อม ลให ส วนงานต างๆ น าไปใช ประโยชน ในการปฏ บ ต ภารก จและ บร การประชาชน รวมท งการเก บไว ใน ระหว างการปฏ บ ต งาน 4. การจ ดการและเผยแพร ข อม ลข าวสาร ตาม พ.ร.บ.ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ โดยการส งพ มพ ในราชก จจาน เบกษา จ ดหมวดหม -แฟ มเอกสาร จ ดต งศ นย ข อม ล ข าวสารของหน วยงานและม การเผยแพร ข อม ลข าวสารในช องทางและส อต างๆ

9 แนวทางการพ ฒนาการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ หน วยงานราชการสามารถจ ดระบบข อม ลข าวสารในร ปแบบต างๆ ได ท ง 4 ล กษณะตามท กล าวแล วและควรม การบ รณาการงานสารบรรณและการจ ดการข อม ลข าวสารของหน วยงานราชการ เข าด วยก น ซ งจะท าให หน วยงานม ระบบการจ ดการข อม ลข าวสารและระบบงานสารบรรณท เหมาะสมสอดคล องก บกฎหมาย อ านาจ หน าท และพ นธก จของหน วยงาน โดยข อเสนอแนะแนวทางในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงานราชการ ด งน 1. ก าหนดระเบ ยบและว ธ การปฏ บ ต ในการจ ดระบบข อม ลข าวสารสอดคล องก บระเบ ยบ และกฎหมายท เก ยวข อง เช น จ ดการะบบข อม ลให สอดคล องก บระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วย งานสารบรรณ พ.ศ ฉบ บแก ไขเพ มเต ม (ฉบ บท 2) พ.ศ.2548 และพระราชบ ญญ ต ข อม ล ข าวสารของราชการ พ.ศ และอ านาจ หน าท และพ นธก จของหน วยงาน 2. การจ ดสถานท และอ ปกรณ ในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงาน หน วยงาน สามารถจ ดเตร ยมสถานท เอกสารต างๆ ท ส าน กงานหน วยงาน เช น ม ต เอกสาร แฟ มข อม ล สถานท จ ดเก บ ศ นย ข อม ลข าวสารตามท กฎหมายก าหนด รวมท งการจ ดท าด ชน ข อม ลข าวสาร 3. การมอบหมายบ คลากรในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของหน วยงาน เพ อให ม การจ ด ระบบงานสารบรรณ หมวดหม ข อม ลข าวสาร และการเผยแพร ข อม ลข าวสาร ซ งบ คลากรท ร บผ ดชอบ ในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ จะช วยท าหน าท ในการต ดต อประสาน ด านเช อมโยงข อม ล ข าวสารของราชการ และเพ อตอบสนองการท างานของภาคร ฐท ม ประส ทธ ภาพ 4. การส งเสร มการน าเทคโนโลย สารสนเทศมาใช ในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของ ราชการ โดยระเบ ยบส าน กนายยกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณฉบ บ แก ไข พ.ศ.2548 ท ได ระบ ถ ง เอกสารอ เล กทรอน กส ของงานสารบรรณว า ค อ การประย กต ใช ว ธ การทางอ เล กตรอนไฟฟ า คล น แม เหล กไฟฟ า หร อว ธ อ นใดในล กษณะคล ายก น และให หมายความรวมถ งการประย กต ใช ว ธ ต าง ๆ ด งน น หน วยงานจะต องม การจ ดระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ในการร บส งข อม ลข าวสารหร อหน งส อ ผ านระบบส อสารด วยว ธ การทางอ เล กทรอน กส โดยม การน าเทคโนโลย สารสนเทศมาใช ในการจ ดระบบ ข อม ลข าวสารของหน วยงานอย างต อเน อง 5. การส งเสร มให ภาคประชาส งคมเข าม ส วนช วยในการตรวจสอบ และพ ฒนาการ จ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ เพ อเป นการส งเสร มให ประชาชนเข ามาม ส วนร วมในการท างาน ร วมก บหน วยงานราชการ เพ อพ ฒนาก จการของหน วยงานและภาคประชาชนรวมท งเป นการร บฟ ง ข อม ลท หลากหลายในการด าเน นการของหน วยงาน 6. การเผยแพร ข อม ลข าวสารท งภายในและภายนอกหน วยงานตามท กฎหมายก าหนด 7. การจ ดการความร หน วยงานควรม การจ ดการความร เพ อน าข อม ลมาใช เก ดประโยชน ต อการบร หารจ ดการ การส งเสร มส ทธ ได ร ของประชาชน การเสร มสร างความโปร งใสของหน วยงาน

10 ข อเสนอแนะ ข อเสนอแนะส าหร บคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ 1) คณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ ควรผล กด นเช งนโยบายให เก ดการบร หาร จ ดการระบบข อม ลข าวสารของราชการท เป นมาตรฐานกลาง ในด านการจ ดระบบข อม ลข าวสารของ ราชการของหน วยงานภาคร ฐ เพ อให หน วยงานภาคร ฐม ท ศทางการจ ดระบบข อม ลข าวสารของ ราชการท สามารถบ รณาการและม เอกภาพในการปฏ บ ต งานในล กษณะเช นน 2) คณะกรรมการข อม ลข าวสารของราขการ ควรก าหนดให หน วยงานภาคร ฐ เร ง ตรวจสอบ ประเม น และเสนอแนวทางการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐ โดยในระยะส นและระยะกลาง ควรออกประกาศให หน วยงานภาคร ฐตรวจสอบและประเม นศ กยภาพ ด านการบร หารข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานของตนเอง ท งน เพ อในระยะยาวจะสามารถ ก าหนดท ศทางในอนาคตของการบร หารจ ดการข อม ลข าวสาร ท เน นระบบอ เล กทรอน กส ร วมก นได ท ง ระบบราชการ 3) คณะกรรมการข อม ลข าวสารของราขการ ควรสน บสน นให ส าน กงานคณะกรรมการ ข อม ลข าวสารของราชการ ในการผล กด นให บ คลากรของส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของ ราชการ ได ร บการฝ กอบรม ตลอดจนการพ ฒนาองค ความร ด านการจ ดระบบข อม ลข าวสารอย าง บ รณาการ ท งน เพ อให ส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ สามารถเป นหน วยงานท สามารถให ค าแนะน า ในการพ ฒนาระบบการบร หารจ ดการข อม ลข าวสารของราขการได 4) คณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ ควรสน บสน นให ส าน กงานคณะกรรมการ ข อม ลข าวสารของราชการ จ ดการศ กษาเพ อค นหาร ปแบบและแนวทางการบร หารจ ดการข อม ล ข าวสารของราชการอย างบ รณาการ โดยให การศ กษาม ความครอบคล มจ านวนหน วยงานภาคร ฐให มากท ส ด ข อเสนอแนะส าหร บส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ 1) ส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ ควรผล กด นให เก ดการศ กษาเพ อ การค นหาแนวทางบร หารจ ดการระบบข อม ลข าวสารของราชการท เป นมาตรฐานกลาง ในด านการ จ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการของหน วยงานภาคร ฐ เพ อให หน วยงานภาคร ฐม ท ศทางการ จ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการท สามารถบ รณาการและม เอกภาพในการปฏ บ ต งานในล กษณะ เช นน 2) ส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ ควรผล กด นให เก ดการประเม น เบ องต นเก ยวก บระด บศ กยภาพของหน วยงานภาคร ฐในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ท งน เพ อให การข บเคล อนระบบการบร หารจ ดการข อม ลข าวสารของราชการ สามารถก าหนด ย ทธศาสตร การท างานก บหน วยงานภาคร ฐท ม ความพร อมต งแต ระด บต น ระด บกลาง และหน วยงาน ภาคร ฐท พร อมด าเน นการไปส ร ปแบบของการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการท เป นต นแบบให ก บ หน วยงานภาคร ฐอ นๆ ได อย างถ กต องและเหมาะสม 3) ส าน กงานคณะกรรมกาข อม ลข าวสารของราชการ ควรจ ดโครงการว จ ยเช งปฏ บ ต การ เพ อศ กษา รณรงค และพ ฒนากระบวนการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ บนพ นฐาน

11 ของการใช พระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ เป นส วนหน งขององค ความร ด านด งกล าว ท งน เพ อรองร บระบบการบร หารจ ดการข อม ลข าวสารของราชการท จะม การก าหนด ประเภทเอกสารตามพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ ด วย 4) ส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ ควรจ ดให เก ดการศ กษาระบบ การจ ดข อม ลข าวสารของราชการในต างประเทศท ม ความเหมาะสมก บการน ามาเป นต นแบบ ในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการก บหน วยงานภาคร ฐของไทย 5) ส าน กงานคณะกรรมการข อม ลข าวสารของราชการ ควรผล กด นให เก ดเวท สาธารณะ ด านการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการเพ อประโยชน ของส งคม โดยผล กด นให องค กรภาคประชา ส งคม ตลอดจนหน วยงานภาคร ฐ และองค กรปกครองส วนท องถ นต างๆ ท วประเทศได ร วมเสนอแนะ ประเด นข อม ลข าวสารท ประชาชนให ความสนใจในหน วยงานภาคร ฐประเภทต างๆ ท งน เพ อให ข อม ล ด งกล าวสามารถสะท อนไปย งหน วยงานท ปฏ บ ต งานใกล ช ดก บประชาชนได อย างรวดเร ว ข อเสนอแนะส าหร บหน วยงานภาคร ฐ 1) หน วยงานภาคร ฐ ควรพ ฒนาองค ความร ด านการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ท เป นล กษณะองค ความร พ นฐานให ก บเจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งาน เช น ระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วย งานสารบรรณ พ.ศ ระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ (ฉบ บท 2) พ.ศ และพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ เป นต น ท งน เพ อให เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งาน สามารถบ รณาการความร พ นฐานด านข อม ลข าวสารของราชการในการปฏ บ ต งานได อย างถ กต อง 2) หน วยงานภาคร ฐ ควรจ ดการประเม นเบ องต นเก ยวก บระด บศ กยภาพของหน วยงาน ภาคร ฐในการจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการ ท งน เพ อตรวจสอบความพร อม และร ปแบบ การบร หารจ ดการข อม ลข าวสารของหน วยงานตนเองว าม ศ กยภาพ ด านเทคโนโลย ด านบ คลากร ด านงบประมาณ ฯลฯ อย ในระด บใด รวมท งย งสามารถสะท อนข อด ข อด อย ในการบร หารจ ดการ ข อม ลข าวสารของตนเองได อ กด วย 3) หน วยงานภาคร ฐ ควรส งเสร มและผล กด นให หน วยงานของตนเองม ความพร อมด าน การจ ดระบบข อม ลข าวสารของราชการผ านระบบการส าเนาเอกสารหน งส อราชการ (Hard Copy) ให ม ความสมบ รณ แบบอย างรวดเร ว ท งน เพ อให ในอนาคตหน วยงานภาคร ฐต างๆ จะได ม ความพร อมรองร บระบบการจ ดข อม ลข าวสารของราชการท เป นมาตรฐานกลางผ านฐานข อม ลระบบ อ เล กทรอน กส (Electronic Data Server) 4) หน วยงานภาคร ฐ ควรพ ฒนาประส ทธ ภาพด านข อม ลข าวสารและ การเป ดเผยข อม ลข าวสารท ส งผลให ประชาชนได ร บการบร การข อม ลข าวสารท ด จาก หน วยงานภาคร ฐ อ นเป นการค มครองและส งเสร มส ทธ ได ร ข อม ลข าวสารของราชการ 5) หน วยงานภาคร ฐ ควรม การสร างเคร อข ายด านข อม ลข าวสารของหน วยงานต างๆ เพ อเช อมโยง แลกเปล ยนข อม ลข าวสารของหน วยงาน เพ อให ประชาชนได ร บร และเข าถ งข อม ล ข าวสารของราชการมากข น